Każdy plik na Wikimedia Commons musi być udostępniony na podstawie wolnej licencji albo znajdować się w domenie publicznej oraz zawierać maksymalnie dużo informacji na temat swojego statusu prawno-autorskiego. Szczególnie, poza odpowiednim oznaczeniem licencji, ładując plik powinieneś się upewnić, że podajesz wystarczające informacje (źródło, autor), by inni byli w stanie zweryfikować wskazany status czy licencję.
Źródło
Skąd pochodzi plik?
By wskazany status prawno-autorski (licencja czy domena publiczna) był precyzyjny, strona opisu pliku musi podawać nie tylko kto stworzył plik/obraz (co powinno być wskazane w polu |author=), ale także skąd pochodzi ten plik. Nazywamy to "źródłem" ("source") pliku, i umożliwia to innym osobom zweryfikowanie czy licencja jest poprawnie nadana i czy plik spełnia jej wymogi; tj. czy może go użyć każdy, w dowolnym celu, nawet komercyjnie. Informacja o źródle winna być podana w polu |source= szablonu {{Information}} pliku:
Jeśli ładujesz plik czy obraz, który stworzyłeś całkowicie samodzielnie, zaznaczasz ten fakt podając źródło, jako |source={{Own}} (jeśli korzystasz z kreatora przesyłania plików, zrobi on to automatycznie, gdy wskażesz opcję "Jestem autorem tego utworu" na etapie "Uwolnij prawa" przesyłania pliku). Natomiast, gdy przesyłasz własną fotografię pracy kogoś innego, w źródle powinieneś wskazać |source={{Self-photographed}}. Jeśli podstawą twojej pracy były inne pliki z Commons, użyj szablonu {{Own based}} w taki sposób: |source={{own based |1= |2=}} , a po |1= podaj nazwę pierwszego pliku na podstawie, którego stworzyłeś swój (np. |1=Myphoto.jpg). Jeśli korzystałeś z dwóch plików, podaj nazwę tego drugiego po |2= (lub zostaw to miejsce puste, jeśli nie korzystałeś z drugiego pliku).
Jeśli przesyłasz plik, który pochodzi z innej strony internetowej, powinieneś co najmniej podać link (tj. URL) pod którym osadzony jest plik czy obraz (tj. nie link do samego obrazu, ale raczej link do konkretnej strony, na której jest on osadzony, która go zawiera). Jeśli na tej stronie nie znajduje się pełne oznaczenie wolnej licencji, lub strona nie tłumaczy dlaczego plik jest wolny, powinieneś podać także drugi link (powiązany ze stroną na którą znajduje się plik), pod którym znajdują się te informacje (np. strona "Terms of use" czy podobna). Zwróć uwagę, że jest możliwe, że coś co wygląda na dokładnie taki sam obraz, może być w rzeczywistości jego różnymi wersjami, które są udostępnione pod różnymi licencjami, zatem postępuj ostrożnie[1].
Jeśli przesyłasz pracę, co do której jesteś pewny, że znajduje się w domenie publicznej ze względu na datę jej powstania (wygaśnięcie praw autorskich), to ważne będzie znać tę datę, jak i datę publikacji (podawane w polu |date=), by móc to potwierdzić. Przydatna będzie także data śmierci autora tej pracy. W przypadku prac, które mają po kilkaset lat jest to może mniej ważne, ale w przypadku, powiedzmy, fotografii z XX wieku staje się istotne (zwróć także uwagę, że w przypadku prac kilkusetletnich do ich opisu powinno się użyć raczej szablonu {{Artwork}}, niż {{Information}}).
Na stronie opisu pliku należy podać oznaczenie (szablon) licencji, by było jasne, że plik jest wolny wg naszych kryteriów (możliwe do użycia przez każdego, w każdym celu). Jeśli strona opisu pliku nie zawiera szablonu licencji, wtedy nie mamy pewności czy plik ten spełnia nasze kryteria, albo czy wręcz nie narusza czyiś praw autorskich. Co więcej, dla wykorzystujących plik jest istotne wiedzieć, jak poprawnie mogą go wykorzystywać - np. niektóre wolne licencje nakładają obowiązek podania właściciela praw autorskich przy wykorzystywaniu pracy przy tworzeniu dzieł pochodnych ("attribution", atrybucja) oraz nakładają obowiązek uwolnienia takich dzieł pod taką samą licencją ("share-alike"). Szablony licencji są zwykle umieszczane poniżej sekcji == {{int:license-header}} == a powyżej linków używanych do kategoryzacji plików ([[Category:]]).
Uwagi
↑Na przykład fotograf na wolnej licencji może udostępnić wersję w niskiej rozdzielczości, podczas gdy wersja w dużej rozdzielczości nie została uwolniona, choć jest dostępna na jego stronie internetowej.
